PROFILE
Laman Web Staf UPM
ENCIK ASRIZAM BIN ESAM
PEGAWAI PENYELIDIK
asrizam
BM
EN

Inovasi Perkhidmatan Mampu Lonjak Prestasi Pentadbiran

- 31 Dec 2019
Pembentukan idea kreatif di kalangan pentadbir universiti dilihat akan dapat memastikan setiap perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggannya adalah menjadi lebih efektif dan cemerlang.
Universiti yang merupakan badan berkanun kerajaan, perlu menunjukkan kesungguhan di dalam meningkatkan mutu perkhidmatan terbaik di kalangan pentadbirnya, apatah lagi status UPM selaku Universititi Penyelidikan di antara 150 universiti terbaik dunia, sudah seharusnya mempamerkan perkhidmatan terbaik bertaraf dunia.

Universiti sinonim dengan pelbagai penyelidikan yang dihasilkan oleh pensyarah atau akademia yang telah banyak menyumbang ke arah kemajuan dan pembangunan negara. Ini akan memberikan persekitaran baik yang memberikan aruhan positif kepada pentadbir dikalangan bukan akademik untuk menyerlah di dalam menginovasikan perkhidmatan kerja mereka.

Pentadbir universiti perlu lari dari stigma masyarakat yang skeptikal terhadap perlaksanaan kerja yang kurang efektif. Dan kini, cetusan idea dan penggunaan inovasi di dalam perkhidmatan di kalangan pentadbir, pasti mampu untuk mengubah persepsi ini sekiranya mampu dijayakan.
Pentadbir universiti perlu percaya di atas kemampuan diri dan sentiasa berusaha untuk memberikan perkhidmatan terbaik secara kreatif. Pentadbir yang sentiasa positif ke arah inovasi akan mencetuskan semangat dan motivasi diri di dalam menyelesai sebarang isu yang timbul semasa bekerja.

UPM dilihat keterhadapan di dalam perkara ini, melalui Hari Kualiti Inovasi dan Perkhidmatan (HKIP) yang telah diadakan setiap tahun, merupakan satu inisiatif terbaik bagi menyuburkan semangat inovasi dan kreativiti dikalangan pentadbir secara berterusan.
Pengiktirafan daripada pihak universiti terhadap usaha sebegini, haruslah dipandang tinggi dan dilaksana secara konsisten supaya idea kreatif dan inovatif ini mampu diterjemahkan kepada perkhidmatan yang lebih cemerlang.

Melalui HKIP, pelbagai jenis inovasi telah di cetuskan dan dibangunkan di dalam rencaman aspek yang akan membantu memudahkan kerja seharian. Walaupun sebahagian inovasi dilihat mudah, tetapi peranannya di dalam membantu menyelesaikan masalah asas amat penting sebagai permulaannya ke arah kerja yang lebih besar dan kompleks.

Mengambil contoh beberapa inovasi telah dihasilkan dengan membangunkan aplikasi baharu seperti Smart Delivery Record (SDR), SMART Mobile Asset Tracker dan e-kemudahan yang di lihat memudahkan kerja-kerja seharian bersifat memudahcara selaras dengan hasrat negara ke arah Revolusi Industri IR 4.0. Kita boleh menjangkakan inovasi yang dihasilkan berdasarkan nama inovasi ini sendiri. Inovasi yang dihasilkan amat mudah dan hanya menggunakan kepakaran dalaman yang dibentuk atas sikap kreativiti dan inisiatif yang berterusan di kalangan staf. Inovasi memudahkan pengirim memastikan surat yang dihantar telah sampai ke tangan penerimanya secara real time dan alat mengenalpasti barcode aset pejabat dengan hanya menggunakan aplikasi telefon bimbit antara perkara yang dapat diselesaikan dengan mudah menggunakan teknologi sedia ada yang mampu dipelajari.

Usaha untuk mempelajari kaedah pembangunan aplikasi walaupun tanpa mempunyai latar belakang kepakaran komputer, menjadi asas yang kukuh dan pemangkin motivasi staf untuk sentiasa mencari inisiatif supaya inovasi sebegini dapat dijalankan secara pragmatis di UPM. Kesungguhan pekerja mempelajari aplikasi mudah yang tersedia seperti PowerApps dan penggunaanya Office 360 akan menjadi pencetus dan inspirasi kepada semua pekerja untuk mampu menghasilkan aplikasi sendiri bagi membantu memudahkan kerja harian. Inisiatif ini di lihat sebagai satu usaha swadaya akan mengurangkan kebergantungan terhadap kepakaran yang terhad di dalam universiti sendiri, dan mencari jalan penyelesaian yang lebih baik secara berterusan.

Kebanyakkan projek HKIP yang terhasil dibangunkan dengan menggunakan kos yang rendah dan menggunakan masa yang singkat di dalam pembangunannya, namun masih mampu memberikan impak positif di dalam perkhidmatan yang ditawarkan.

Terdapat juga idea kreatif seperti e-Buku Konvokesyen, Sistem UPM Payment Gateway, UPM Digital Signage bukan sahaja telah mengubah kaedah kerja selama bertahun-tahun ke arah penghasilan kerja yang lebih singkat malahan turut menyelamatkan kos universiti sebanyak ratusan ribu ringgit. Inilah faktor utama kepentingan inovasi di dalam meningkatkan tahap kecekapan di dalam perkhidmatan.

Inovasi yang terhasil ini bukan sahaja digunapakai di peringkat jabatan malah turut perlu di implementasi dan memberi manfaat keseluruh UPM sama ada inovasi berbentuk pengurusan atau teknikal. Sebagai contoh inovasi berbentuk teknikal Skyridder iaitu alat pemotong dawai di tiang lampu pada aras yang tinggi telah digunapakai di kampus Serdang, dan Bintulu Sarawak. Ini membuktikan idea kreatif cetusan pentadbir akan mampu memberikan mutu perkhidmatan terbaik bagi universiti.

Jika dilihat penghasilan idea baharu meningkat setiap tahun, bermula dengan penghasilan idea kreatif, dipertingkatkan kepada perlaksanaan inovasi berbentuk teknikal dan akhirnya di sebarluaskan lagi menerusi pendekatan lean dan Kumpulan Inovatif dan kreatif. Sudah semestinya pada peringkat ini, perlindungan harta intelek dan pengkomersilan inovasi perlu menjadi agenda yang lebih tinggi di dalam memastikan ianya akan dapat menyumbangkan kepada industri dan juga komuniti.

Jika dilihat inisiatif sebegini sememangnya telah mendapat pengiktirafan di peringkat kebangsaan dan juga antarabangsa menerusi konvensyen tahunan yang diadakan oleh pelbagai pihak sama ada di peringkat universiti awam atau Malaysia Productivity Corporation (MPC). Dan ianya perlu menjadi usaha dan komitmen yang berterusan di peringkat universiti memandangkan platform yang telah tersedia dipelbagai lapisan peringkat.

Tuntasnya, inovasi yang lahir daripada pengalaman bekerja dan ilmu yang ditimba di kalangan pentadbir ini pasti mampu direalisasikan dalam meningkatkan mutu dan kualiti perkhidmatan. Namun, kreativiti dan inovasi perlu seiring supaya idea mampu diterjemah kepada perlaksanaan, dan kemudiannya disebarluaskan impaknya supaya menjamin kelestariannya di dalam perkhidmatan.


Asrizam Esam
Pengawai Penyelidik
Panel Penilai (Pengurusan)
Anugerah Inovasi Perkhidmatan HKIP 2019

IMEJ RAWAK
1st Best Booth Design Award BioAsia KLCC 2014
WIPO Delegates 2 2019
bersama Timbalan Menteri MOSTI
ARTIKEL
Licensing practices of UPM patented inventions
Inovasi Skytider, jamin keselamatan pengguna
Inovasi Perkhidmatan Mampu Lonjak Prestasi Pentadbiran
Inovasi Skyridder Bantu Komuniti Buang Iklan Haram
BLOG
6919
paparan
sejak 22 Ogos'19